MS 오피스에 속해있는 파워포인트, 워드, 엑셀, 아웃룩 등 여러 프로그램 중에서 가장 PDF로의 변환이 많이 이루어지는 프로그램은 워드와 파워포인트가 아닐까 합니다.
그만큼 많은 사용자들이 이 두 프로그램을 사용하고 있다는것을 의미하겠죠?

하지만, 이 둘 프로그램 못지 않게 많이 사용되는 프로그램이 바로 엑셀이죠.
오늘은 이 엑셀파일을 PDF파일로 변환하는 것에 대해 이야기를 해볼까 합니다.

워드파일을 PDF파일로 변환할때는 폰트나 문장,문단 형식 같은 서식 등이 그대로 유지되는게 중요할테고,
파워포인트파일을 PDF파일로 변환할때는 슬라이드 서식이나 삽입된 오브젝트 등이 그대로 유지되는게 중요하겠죠.

그렇다면 엑셀에서는 뭐가 중요할까요?

물론 폰트나 표의 색깔, 테두리 같은 기본 서식도 중요하지만, 삽입된 차트의 서식이 가장 핵심이 되지 않을까 합니다. 차트라는 것은 수치 데이터를 시각화한 자료이기 때문에 눈에 확들어오고 이해가 쉽다는 장점이 있지만, 또 차트서식을 조금 변경하는 것만으로도 차트를 이루는 기본 데이터를 충분히 왜곡할수도 있습니다. 아주 미세한 차이인데도 차트 간격을 최대로 넓혀 엄청난 차이인것 처럼 왜곡하는 것등이 그러한 사례이죠.

따라서, 엑셀파일의 변환에서는 이러한 차트의 서식이 그대로 유지되는가가 관건이 아닐까 싶습니다.

그럼 엑셀 파일의 변환 방법에 대해 살펴보겠습니다.
엑셀파일의 PDF파일로의 변환 방법은 총 2가지가 있습니다.

1. Acrobat PDFMaker 기능을 이용한 변환
2. Adobe PDF 프린터를 이용한 변환

먼저 첫번째 방법에 대해 알아보겠습니다.

1. Acrobat PDFMaker 기능을 이용한 변환

워드와 파워포인트에도 동일하게 적용되는 방법이죠.
Acrobat 탭을 선택하여 Creat PDF(한글 버전에서는 PDF작성)를 선택합니다.

그러면 바로 Acrobat PDFMaker 대화상자가 표시됩니다.

저는 엑셀 시트의 특정부분을 따로 선택하지 않은 상태에서 변환을 하는 것이기 때문에 'Sheet(s)'항목에 체크가 되어 있습니다.

만약 엑셀파일에서 특정 영역만 PDF파일로 변환하고 싶다면, 특정 부분만 드래그 한 상태에서 앞서 설명한 1번의 단계(Acrobat 탭에서 Create PDF 선택)를 실행해주시면 됩니다.

행여 이러한 창이 뜰수도 있습니다.

갑자기 경고창이 뜨길래 뭐가 잘못된건가 하고 깜짝 놀라실수도 있는데 걱정 마세요.
이런 창이 뜨는 이유는 Acrobat PDFMaker를 실행시키기전에 변환할 엑셀파일을 저장을 하지 않았기 때문입니다.

원본이 있어야 변환할수 있기에 꼭 PDFMaker를 실행하기전에 엑셀에서 작업한 파일을 저장해주시는것 잊지 마세요.

이제 마지막입니다.
저장할 위치와 파일명을 정하고 저장 버튼을 눌러주시면 변환이 완료 됩니다.

혹시나 뭔가 설정값을 바꿔주고 싶으시다 하시는 분들은 저장 버튼 아래에 있는 옵션 버튼을 눌러주세요.

각각의 설정 값입니다.

1. Convert document information(문서 정보 변환)
2. Create PDF/A-1a:2005 compliant file(PDF/A-1a:2005 규격 파일 만들기)
3. Enable Accessiblity and Reflow with tagged Adobe PDF(태그가 있는 Adobe PDF를 만들어 액세서빌러티 및 리플로우를 가능하게 하기)
4. Apply Security(보안 적용)
5. Create Bookmarks(책갈피 만들기)
6. Convert Comments(주석 변환)
7. Fit Worksheet to a single page(단일 페이지에 워크시트 맞추기)
8. Fit to paper width(용지 너비에 맞추기)

기본값으로는 1,3,5 번이 선택이 되어 있습니다.

2. Adobe PDF 프린터를 이용한 변환

이 모든게 귀찮다하시는 분들을 위해 한큐에 해결하는 방법 입니다.

'파일 -> 인쇄' 메뉴를 선택하시고, 프린터 종류를 Adobe PDF 로 설정하시면 바로 PDF파일로 변환이 가능합니다.

이렇게 변환을 하고 나서 PDF파일을 확인해보면, 표나 시트의 서식이 변경없이 원본과 똑같이 적용되어 있음을 알수 있습니다.

그럼 각각의 취향에 따라 1번 혹은 2번의 방법을 이용해 엑셀파일을 쉽고 간편하게 PDF파일로 변환하시길 바랍니다 :)

MS 워드에서 작성한 문서를 간단하게 PDF 파일로 변환하는 방법을 소개할까 합니다.

대학생분들도 이제 개강한지 한달 남짓 지나가다보니, 슬슬 쌓이기 시작하는 필기자료 그리고 수업자료들 정리하기 꽤나 번거로우시죠?

PDF 파일로 변환해서 용량도 줄이고, 필요한 부분끼리 그리고 같은 수업 자료끼리는 묶어서 효율적으로 수업자료를 정리해보세요.

직장에서 MS 워드로 문서를 공유하시는 분들도 송신자와 수신자 사이의 버전차이, 지원폰트유무 등으로 인해 어려움 겪지 마시고 간편하게 PDF 파일로 서로 작업 파일 공유하시고 스스로도 그동안 작업한 파일들 효율적으로 정리해보시길 바랍니다.

1. Drag & Drop

제일 간단한 방법이죠.

바탕 화면이나 아니면 해당 폴더에 있는 워드 문서를 마우스로 끌어서 어도비 애크로뱃 아이콘 위로 올려놓기만 하면 자동으로 어도비 애크로뱃이 실행되면서 변환이 실시됩니다.

만약 애크로뱃이 먼저 열려있는 상태라면, 열려있는 애크로뱃 작업창안으로 해당 워드 문서를 마우스로 끌어서 넣어주기만 하면 똑같은 방식으로 PDF 파일로 변환이 실시됩니다.

2. 오른쪽 버튼 클릭후 메뉴에서 선택

이 방법도 상당히 간단하고 직관적인 방법 입니다.

변환한 파일을 선택한 다음 마우스 오른쪽 버튼을 클릭한후 뜨는 메뉴에서 'Convert to Adobe PDF(한글판에서는 Adobe PDF로 변환)' 를 선택해주시면 됩니다.

부가적으로 설명하자면 아래에 있는 'Convert to Adobe PDF and EMail(한글판에서는 Adobe PDF로 변환하여 전자 메일로 보내기)' 은 Adobe PDF로 변환후 EMail로 전송하는 기능, 'Combine supported files in Acrobat...(한글판에서는 Acrobat에서 지원되는 파일 결합...)' 은 파일을 결합하는 대화상자를 열어 문서를 하나의 통합문서로 만드는 기능 입니다.

3. MS 워드 내에서 'Acrobat' 탭 사용

위의 두 기능들이 MS 워드를 실행시키지 않고 작업 파일만 가지고 PDF 파일로 변환하는 기능이었다면, 지금부터 소개할 기능들은 MS 워드로 작업하고난뒤  MS 워드 내에서 바로 PDF 파일로 변환하는 방법 들입니다.

어도비 애크로뱃을 설치하게 되면, MS 워드 내에 'Acrobat' 이라는 탭이 새로 생기게 됩니다.
'Acrobat' 탭을 클릭하게 되면, 가장 왼쪽에 'Create PDF(한글판에서는 PDF 작성)' 이라는 버튼이 있습니다. 그 버튼을 클릭해주시면 지금 열려있는 MS 워드 파일을 바로 PDF 파일로 변환할수 있습니다.

4. Adobe PDF 프린터 이용

MS 워드에서 '파일 > 인쇄' 로 이동하게 되면, 인쇄창이 뜨게 됩니다.

인쇄창에서 프린터를 'Adobe PDF' 프린터로 설정해주세요.
그런 다음 '확인' 버튼을 눌러주시면, 실제로 프린터를 통해 종이문서로 인쇄되는 것이 아니라 해당 파일이 PDF 파일로 변환되게 됩니다.

MS 워드에서 작업한 파일들은 폰트나 양식들의 변형없이 무리없이 PDF 파일로 변환이 쉽고, 그리고 간편하게 가능합니다.
이제 PDF 파일 변환 어려워하지 마시고 적극적으로 PDF 파일 더 많이 활용해주세요 :)

더욱더 자세한 Adobe Acrobat 활용팁들은 http://cafe.naver.com/acrobat9 에 모여있습니다. 관련 자료가 필요하신 분들께는 많은 도움이 되지 않을까 합니다.